8 Tipps um dein E-Mail Posteingang optimal zu organisieren

Zeig mir deinen E-Mail Posteingang und ich sage dir wer du bist.

Dieses abgeänderte Zitat bewahrheitet sich immer wieder wenn ich zufällig auf den E-Mail Posteingang von anderen Personen blicke. Deine Mailbox widerspiegelt dich und deinen Charakter sehr gut wieder.

Brauchst du Tipps um deinen E-Mail Posteingang beruflich wie auch privat zu bändigen? Dann bist du in diesem Blogbeitrag richtig. Ich erkläre dir wie du zu einem leeren Posteingang gelangst und das auch nachhaltig sicherstellst.

E-Mail Organisation – die 8 besten Tipps

Mit den richtigen Regeln und dem zugehörigen Prozessablauf ist die Organisation einer Mailbox gar nicht so schwer. Ich zeige dir mit acht einfachen Tipps wie du deinen E-Mail Posteingang strukturieren kannst.

Als Minimalist ist es essenziell, nicht zu viel Zeit für die Bearbeitung täglicher Mails zu verschwenden. Denn es gibt wichtigeres im Leben als Mails vor dem Computer zu beantworten. Deshalb gilt auch hier, weniger ist mehr! Schreibe nur so viele E-Mails wie nötig und nutze die Cc Zeile nur spärlich. So wirst du automatisch auch weniger Mails in deinem Posteingang auffinden.

1. Setz dir täglich ein Zeitfenster in dem du dein E-Mail Posteingang bearbeitest

Gerade bei der Arbeit besonders im Büro vor dem Computer ist Zeitmanagement enorm wichtig. Deshalb definiere ich mir täglich zwei bis drei Zeitfenster pro Arbeitstag in dem ich meine Mails im Posteingang bearbeite. Ziel nach jedem Zeitfenster ist es, einen leeren Posteingangsordner zu haben.

So hast du während dem ganzen Arbeitstag informationsfreie Intervalle, in denen du deine wichtigsten Aufgaben bewältigen kannst.

Meine Erfahrung hat gezeigt: Wenn etwas wirklich wichtig und dringend ist, so erfolgt meist von der entsprechenden Person ein Telefonanruf oder du wirst direkt angesprochen.

2. E-Mails im Posteingang sofort bearbeiten und Aufgaben delegieren

Wenn ich im Arbeitsalltag in einer meiner E-Mail Zeitfenster bin, lese ich jedes Mail in meinem Posteingang nur einmal und entscheide sofort was zu tun ist:

• Delegierbare Aufgaben leite ich direkt weiter und das gesendete Mail kommt in den Order „Warten“.
• Alle Mails die für die Erledigung weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen werden sofort erledigt. Das entsprechende Mail landet im Ordner „Archiv“ oder wird gelöscht
• Zeitaufwändige Aufgaben und Todo’s werden im Kalender eingetragen und terminiert. Die Mail kommt in den Ordner „Aufgaben“ und wird zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff genommen.

So bleibt mein Posteingang leer und frei von Mails jeglicher Art.

3. Melde dich von Newslettern ab

Viele Unternehmen nutzen den Newsletter um ihren treuen Kunden die neusten Produkte vorzustellen und schmackhaft zu machen. In den meisten Newslettern findest du einen sehr geringen Informationsgehalt. Sie müllen deinen Posteingang nur zu und bringen dir keinen Mehrwert.

Melde dich von den Newslettern ab. Vorteil als Minimalist: Du wirst weniger zum konsumieren verleitet. Ich verspreche dir, du wirst die Mails nicht vermissen. Je weniger Mails du bearbeiten musst umso mehr Zeit hast du für wichtigere Dinge in deinem Leben.

Alternativ kannst du mit einem simplen RSS-Reader wie zum Beispiel feedly gewünschte Informationen von Websites aktiv abrufen.

4. Schalte die Benachrichtigung von neuen Mails aus

Das ständige Pop-Up unten rechts auf deinem Bildschirm stört dich? Das Mailsymbol in der Taskleiste leuchtet auf? Dein Smartphone vibriert alle 10 Minuten weil du eine neue Mail empfangen hast? Wenn du das kennst und dich stört gibt’s nur eine Lösung:

Schalte alle Benachrichtigung aus.

Du weisst nicht wie das geht? Im Internet findest du haufenweise Schritt für Schritt Anleitungen für die gängigsten Mailprogramme und Smartphone Betriebssysteme.

Sei Herr über deinen Posteingang und nicht umgekehrt.

Du entscheidest selbst, wann du deinen Posteingang aufrufst und nicht wenn das E-Mail Programm es dir sagt.

So wirst du von deiner derzeitigen Tätigkeit nicht abgelenkt und hast erfolgreich einen Störfaktor eliminiert. Du wirst dadurch in deinem Arbeitsalltag viel produktiver arbeiten können.

5. Telefon statt langer Mailverkehr

Manchmal ist ein kurzes Telefonat sinnvoller und effizienter als haufenweise Mails hin und her zu senden. Kurz das Telefon zur Hand nehmen und bilateral besprechen kann wahre Wunder wirken und viele Missverständnisse aufklären.

Alternativ kannst natürlich auch zu einem kurzen Microsoft Teams Meeting einladen. So kann sich dein gegenüber vorgängig vorbereiten.

6. Verwende E-Mail Vorlagen und Shortcuts

Heutige Mailprogramme wie auch Onlinelösungen bieten viele nützliche Tools um die Flut von Nachrichten im E-Mail Posteingang zu bewältigen.

Du kannst Regeln für bestimmte Absenderadressen aufstellen, Shortcuts nutzen oder die Signatur Funktion vielseitig verwenden. Informier dich im Internet über all die Funktionen die dein E-Mail Programm anbietet.

Sinn und Zweck all dieser Funktionen ist die Zeiteinsparung bei der Mailbearbeitung.

Ich missbrauche die E-Mail Signatur für verschiedene Mailvorlagen die ich häufig verwende. So habe ich Standardvorlagen für wiederkehrende Bestellungen, für diverse Anfragen aber auch bestimmte Reports die ich periodisch versende.

7. Suchfunktion im E-Mail Programm

Bis vor wenigen Jahren war die Suchfunktion in den E-Mailprogrammen nicht sonderlich ausgereift. Das hat sich aber geändert!

Mithilfe der Suchfunktion findest du alle deine Mails wieder, welche du abgelegt hast. Eine der folgenden Angaben und Anhaltspunkte hast du in 99% der Fälle:

• Absender/Kontaktperson
• Ein Stichwort zum Inhalt/Betreff der Mail
• Der ungefähre Zeitraum

So findest du jede wichtige Mail schnell wieder.

8. Arbeite mit möglichst wenig Unterordner

Zugegeben dieser Punkt ist umstritten. Letztendlich bist du selbst für deinen Posteingang verantwortlich. Ich bin kein Fan von vielen Unterordner in meinem Mailprogramm da ich hauptsächlich die Suchfunktion nutze.

Ich verfüge über drei Unterordner in meinem Posteingang:

Warten

Kann ich die Aufgabe delegieren leite ich die Mail an den entsprechende Person weiter und die Mail landet im Warten Ordner. Sobald ich die Rückmeldung erhalten habe, wird das Mail aus dem Warten Ordner entfernt.

Aufgaben

Wie bereits weiter oben beschrieben landen hier die pendenten Aufgaben die ich nicht gleich erledigen kann (2-Minuten Regel). Sobald der ToDo-Punkt erledigt ist landet das Mail entweder im Archiv Ordner oder wird gelöscht.

Archiv

Hier landen alle E-Mails die ich aufbewahren möchte zum nachlesen oder damit das Know-How nicht verloren geht. Von Zeit zu Zeit landen die Mails im Archivordner in den Papierkorb damit die Mailbox nicht überläuft 😉

Workflow zum leeren E-Mail Posteingang

In den vorherigen Tipps habe ich drei Unterordner vorgestellt und wie ich sie praktisch anwende. Falls dir eine grafische Variante mehr zusagt, nachfolgend einen kleinen Prozessablauf in Form einer Infografik damit dein Posteingang in Zukunft leer bleibt.

Wie fange ich an?

Die einfachste Methode ist in deiner Mailbox die Tastenkombination [Ctrl] + [A] (alles markieren) zu nutzen und danach alles zu löschen. Zugegeben diese Variante ist etwas radikal aber wichtige Mails werden ein weiteres Mal zu dir gelangen, versprochen.

Die moderatere Methode hingegen ist die Erstellung eines separaten Unterordners. Du markierst auch alle Mails in deinem E-Mail Posteingang und verschiebst sie in den Unterordner. So beginnst du wie oben mit einer leeren Mailbox und kannst gleich mit deinen neuen Regeln arbeiten.

Wenn du dir täglich 15 Minuten Zeit nimmst, kannst du deine alten Mails im Unterordner fortlaufend abarbeiten. Ich wette mit dir, du hältst keine Woche durch. 😉

Zwing dich dazu die Abläufe und Regeln in deinem Posteingang einzuhalten. Obwohl es dich zu Beginn bestimmt einiges an Nerven und Zeit kostet wirst du langfristig weniger Probleme haben mit der Ordnung und Struktur in deinem E-Mail Posteingang.

Durch den Aufbau von Gewohnheiten bleibt deine Mailbox nachhaltig leer und alle Kollegen bei der Arbeit Fragen sich, hat er den gesamten Tag nichts zu tun?

Wie bearbeitest du E-Mails? Hast du weitere Tipps für die Community? Du kannst gerne einen Kommentar hinterlassen.

Liebe Grüsse

Schweizer Minimalist