Die digitale Ordnerstruktur auf deinem Rechner muss möglichst einfach und übersichtlich sein. Nur so kannst du auf deinem Rechner effizient arbeiten und findest deine Unterlagen schnell wieder. Ich zeig dir heute die 7×7 Ordner Methode, die ich auf meinem PC verwende.
Digitale Ordnerstruktur im 21. Jahrhundert
Die meisten Dokumente musst du nicht physisch behalten, eine digitale Version reicht völlig. Ich nutze für meine digitale Datenablage ausschliesslich die Cloud Google Drive. Dadurch sind die Unterlagen online verfügbar und immer griffbereit. Ausserdem reduziere ich so das Risiko, das die Unterlagen durch Elementarschäden beschädigt werden.
Ich besitze einen physischen Aktenordner in meiner Wohnung für gewisse Unterlagen die ich real greifbar haben möchte. Wer Privat eine beträchtliche Anzahl physische Ordner besitzt, sollte das in einer Aufräumaktion angehen. Es schafft Platz im Wohnbereich und ist sicherer.
Auch ich habe vor kurzem eine grössere Aufräumaktion durchgeführt mit meinen alten Aus- und Weiterbildungsunterlagen.
Mein private Ordnerstruktur auf dem Rechner
Wie es der Name 7×7 Ordner-System bereits ahnen lässt, trägt die Zahl sieben einen wesentlichen Teil dazu bei. In meiner Google Drive Ablage gibt es 7 Hauptordner. Im jeden Hauptordner sind wiederum maximal sieben Unterordner aufzufinden. Die 7 Hauptordner sind nach Lebensbereiche und Themen unterteilt, wie im unteren Bild ersichtlich ist. Wie du die Aufteilung machst, ist natürlich dir überlassen.
Dadurch das alle wichtigen Bereiche in der Ordnerstruktur auffindbar sind, ist mein Desktop angenehm leer.
Sicherung muss sein
Doppelt hält bekanntlich besser. Deshalb mache ich in regelmässigen Abständen eine Sicherheitskopie auf eine externe Festplatte*. Schliesslich sind alle wichtigen Unterlagen auf der Cloud und wenn diese nicht mehr aufrufbar sind, habe ich früher oder später ein Problem.
Scan-Ordner
Zu meinen 7 Hauptordner habe ich noch zwei zusätzliche Ordner. Einer nenne ich Scan-Ordner der bei mir wie ein Posteingang funktioniert. Wenn ich physisch Post erhalte, fotografiere beziehungsweise scanne ich das Dokument mit meinem Handy. Google Drive bietet dir dazu innerhalb der App eine einfache Möglichkeit.
Das gescannte Dokument landet im Scan-Ordner, die physische Version landet auf dem Altpapierhaufen. Von Zeit zu Zeit schau ich mir die Dokumente im Posteingang an und benenne sie um. Danach verschiebe ich das Dokument in den passenden Hauptordner bzw. Unterordner.
Archivordner
Der zweite zusätzliche Ordner neben meinen Hauptordner ist der Archivordner. Bestimmte Unterlagen die ich nicht mehr in meinen Hauptordnern benötige, landen in einem ersten Schritt in den Archivordner. Von Zeit zu Zeit stöbere ich darin und lösche die Dokumente komplett.
Fazit digitale Ordnerstruktur
Die Vorteile der 7×7 Ordnermethode liegen auf der Hand. Bei höchstens 7 einzelne Ordner pro Ordnerhierarchie musst du nie scrollen und lang suchen. Du hast stets die Übersicht und kannst schnell das relevante Dokument auffinden in allen Ordnerhierarchien. Voraussetzung dafür ist natürlich eine für dich logische Benennung der Ordner und einzelnen Dokumente.
Hi, Backup muss sein. Stimme ich voll und ganz zu. Ich mache es so, dass ich die Daten lokal auf dem Rechner habe und diese täglich mehrmals per scheduled Task und dem Tool rclone automatisch in die Google Cloud synce.
Vorteile: Du hast die Daten direkt auf dem Rechner, Backup ist automatisiert
Nachteil: rclone arbeitet nicht bidirektional, d.h du solltest die Daten nur lokal Ändern, nicht auf der Kopie in der Cloud.
Mit owncloud, nextcloud ginge es auch bidirektional.
Grüße
Der Domi
Hi Domi
Für mich ist ein Backup auch sehr wichtig. Da ich aber nicht so viele Unterlagen täglich verändere reicht mir derzeit eine zweite Sicherung auf einer externen Festplatte alle paar Wochen.
Aber danke für deinen Input. Ich schau mir deine verwendeten Tools gerne mal an.
Liebe Grüsse
Schweizer-Minimalist
„Sind die Daten in der Cloud, sind sie auch mal schnell geklaut“. Ich bevorzuge persönlich ein eigene NAS. In meinem Fall spiegelt sich dieses nachts automatisch noch auf ein zweites, und von dem ziehe ich dann manuell tatsächlich noch alle paar Wochen ein Backup auf eine externe HDD.
Ein einiges NAS würde aber für die meisten schon reichen, und eine 2-Bay-QNAP oder 2-Bay-Diskstation von Synology kosten auch nicht mehr viel und werden vom Hersteller für etliche Jahre mit Updates und Security Fixes gepflegt.
Was ich sehr empfehlen kann ist, mit Hilfe der Freeware „Resilio Sync“ dann die Datenstruktur des lokalen PCs aufs NAS zu spiegeln. Wenn man auf dem NAS dann noch mit Snapshots arbeitet, hat man gleich mehr als nur ein Netz und einen doppelten Boden.
Hallo KauntNull
Ich denke es gibt spannendere Dinge wie die Daten in einer Cloud von einer einfachen Privatperson. Trotzdem, ein eigenes NAS habe ich mir in der Vergangenheit auch schon überlegt. Dabei bin ich auch recht schnell bei Synology gelandet. So könnte ich meine Dokumente und Unterlagen nochmals spiegeln als zusätzliche Absicherung.
Danke für den Input!
Liebe Grüsse
Schweizer Minimalist